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Was ist das QM-Handbuch (QMH) und warum ist es wichtig?
Ein Leitfaden für Qualitätsmanagementprozesse im Unternehmen
Ein QM-Handbuch ist eine schriftliche Aufzeichnung des QM-Systems eines Unternehmens. Es soll Mitarbeitern sowie Auditoren einen schnellen Überblick über die Qualitätsziele und -Maßnahmen verschaffen. Grundlage für ein Qualitätsmanagementhandbuch ist die neue ISO 9001:2015.
Was ist ein QM-Handbuch?
Struktur des QM-Handbuchs nach ISO 9001:2015
Ein QM-Handbuch sollte eine klare und übersichtliche Struktur haben, damit es leicht verständlich ist und schnell die gewünschten Informationen gefunden werden können. In der Regel besteht es aus den folgenden Abschnitten:​
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Einführung: Hier wird das Ziel und der Umfang des QM-Handbuchs beschrieben.
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Qualitätspolitik: Hier werden die Qualitätsgrundsätze und Ziele des Unternehmens beschrieben.
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Organisationsstruktur: Hier werden die Verantwortlichkeiten und die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen beschrieben.
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Prozesse: Hier werden die einzelnen Prozesse des Unternehmens beschrieben, wie z.B. Entwicklung, Produktion, Installation und Service.
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Dokumentations- und Nachweisverfahren: Hier wird beschrieben, wie die Dokumentation und die Nachweisführung erfolgt.
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Überwachung und Messung: Hier wird beschrieben, wie die Überwachung und Messung der Prozesse erfolgt.
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Verbesserung: Hier wird beschrieben, wie Verbesserungen erfolgen und wie sichergestellt wird, dass sie umgesetzt werden.
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Anhang: Abkürzungsverzeichnis, Begriffserläuterungen, alle relevanten Unterlagen und Formulare, die für das Qualitätsmanagementsystem benötigt werden (z.B. Qualitätsberichte und Protokolle, Organigramme)​
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Das Qualitätsmanagementhandbuch (QMH) ist die Grundlage für den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems. Ein QM-Handbuch ist ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen, um Qualitätsmanagementprozesse zu dokumentieren und zu optimieren. Es fasst die Kernanforderungen jedes QM-Systems zusammen und enthält die Regeln, Verfahren und Ressourcen, die ein Unternehmen zur Erreichung von Qualitätszielen einsetzt.
Das QM-Handbuch dient als Leitfaden und Referenz für Mitarbeiter und stellt sicher, dass alle Abteilungen eines Unternehmens auf einer gemeinsamen Basis arbeiten. Das QM-Handbuch sollte daher klar und verständlich geschrieben sein und eine logische Gliederung aufweisen. Es sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Anforderungen entspricht.
Wir geben einen Überblick über das QM-Handbuch und erklären, worauf es bei der Erstellung eines QMH ankommt.
Ziel und Zweck: Wozu wird ein QM-Handbuch genutzt?
Die Führung eines QM-Handbuches war bis zur Revision der ISO 9001 im Jahr 2015 verpflichtend. Seit der Revision der ISO 9001:2015 ist ein QM-Handbuch nicht mehr zwingend erforderlich. In Deutschland gibt keine gesetzliche Pflicht, ein QM-Handbuch zu erstellen oder zu führen. Unternehmen können selbst entscheiden, welche internen Prozesse und Abläufe dokumentiert und beschrieben werden.
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Allerdings gibt es einige Branchen, in denen die Erstellung und Führung eines QM-Handbuchs aufgrund von Branchenstandards oder gesetzlichen Vorgaben empfohlen wird. Beispielsweise ist in der Medizin- und Automobilindustrie die Zertifizierung nach ISO 9001 ein wichtiger Faktor für die Anerkennung als Lieferant. In diesen Branchen ist die Erstellung und Führung eines QM-Handbuchs daher oft unerlässlich.
Ist ein QM-Handbuch Pflicht?
Ein QM-Handbuch bietet jedoch auch für Unternehmen, die nicht von branchenspezifischen Anforderungen oder gesetzlichen Vorgaben betroffen sind, zahlreiche Vorteile. Ein QM-Handbuch dient als Nachweis der Einhaltung von Qualitätsstandards und kann dazu beitragen, Prozesse und Produkte zu verbessern. Es hilft dabei, die Qualitätsziele des Unternehmens zu definieren und die Umsetzung dieser Ziele sicherzustellen.
Auch für die Mitarbeiter des Unternehmens kann ein QM-Handbuch von großem Nutzen sein. Es gibt ihnen einen Überblick über die Prozesse und Verantwortlichkeiten im Unternehmen und erleichtert somit die Arbeit.
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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein QM-Handbuch für Unternehmen in Deutschland zwar nicht zwingend vorgeschrieben ist, aber es auch für Unternehmen, die nicht von branchenspezifischen Anforderungen betroffen sind, zahlreiche Vorteile für die Optimierung der Qualität mit sich bringt.
Die Vorteile eines QM-Handbuchs
Um ein QM-Handbuch erfolgreich zu erstellen, das Ihnen langfristig nützt, sollten Sie folgende Schritte beachten:
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Schritt 1: Ziele definieren
Bevor Sie mit der Erstellung des QM-Handbuchs beginnen, sollten Sie sich über die Ziele und Anforderungen des Handbuchs im Klaren sein. Was soll das Handbuch leisten? Welche Anforderungen muss es erfüllen? Möchten Sie sich für eine Zertifizierung nach einem bestimmten Qualitätsstandard vorbereiten? Diese Fragen sollten Sie sich im Vorfeld beantworten, um sicherzustellen, dass das Handbuch den Anforderungen entspricht.
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Schritt 2: Bestehende Dokumente sichten
Bevor Sie mit der Erstellung des QM-Handbuchs beginnen, sollten Sie sich einen Überblick über die bestehenden Dokumente des Unternehmens verschaffen. Sammeln Sie alle relevanten Informationen zur Qualitätspolitik und -zielen des Unternehmens, die organisatorische Struktur, die Verantwortlichkeiten und Prozesse des Qualitätsmanagementsystems sowie alle wichtigen Verfahren und Ressourcen. Welche Prozesse und Verfahren sind bereits dokumentiert? Welche Anforderungen müssen berücksichtigt werden? Durch das Sichten der bestehenden Dokumente können Sie Zeit und Aufwand sparen und sicherstellen, dass keine wichtigen Aspekte vergessen werden.
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Schritt 3: Struktur und Gliederung
Eine klare Struktur und Gliederung sind wichtig, um ein übersichtliches und verständliches Handbuch zu erstellen. Hierfür kann eine Inhaltsübersicht erstellt werden, in der die einzelnen Kapitel und Unterkapitel aufgeführt sind. Ein Index kann ebenfalls hilfreich sein, um schnell die gewünschten Informationen zu finden.
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Schritt 4: Inhalte erstellen
Im nächsten Schritt können Sie mit der Erstellung der Inhalte beginnen. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Prozesse und Verfahren des Unternehmens beschrieben werden. Beziehen Sie in diesem Schritt auch Mitarbeiter mit ein, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind. Indem Sie die Mitarbeiter in den Erstellungsprozess einbeziehen, können Sie deren Anforderungen und Wünsche berücksichtigen und sicherstellen, dass das Handbuch von allen verstanden und umgesetzt werden kann. Hierfür können zum Beispiel Umfragen, Workshops oder Schulungen durchgeführt werden.
Legen Sie die Verantwortungsbereiche und Zuständigkeiten fest. Verwenden Sie klare und präzise Sprache und vermeiden Sie unnötige Fachbegriffe.
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Schritt 5: Finalisierung und Veröffentlichung
Nachdem alle Inhalte erstellt und überprüft wurden, ist es an der Zeit, das QM-Handbuch zu finalisieren und in eine geeignete Form zu bringen. Hierbei kann es sinnvoll sein, das Handbuch von einem Fachexperten überprüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass alle Inhalte korrekt und vollständig sind.
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Das QM-Handbuch kann sowohl in gedruckter als auch in digitaler Form veröffentlicht werden. Wenn es in gedruckter Form veröffentlicht wird, stellen Sie sicher, dass es in einer hochwertigen und langlebigen Bindung gedruckt wird. Wenn es in digitaler Form veröffentlicht wird, stellen Sie sicher, dass es in einem Format verfügbar ist, das von allen Mitarbeitern genutzt werden kann. Eine Veröffentlichung auf einer geschützten Unternehmens-Webseite oder auf einer Cloud-basierten Plattform sind gute Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass das Handbuch jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich ist.
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Schritt 6: Überprüfung und Aktualisierung
Ein QM-Handbuch ist kein statisches Dokument, sondern sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Stellen Sie sicher, dass das Handbuch den aktuellen Anforderungen entspricht und dass alle Prozesse und Verfahren des Unternehmens auf dem neuesten Stand sind. Legen Sie einen Zeitplan fest, in dem das Handbuch überprüft und aktualisiert wird.
So erstellen Sie ein QM-Handbuch
Typische Fehler bei der Erstellung eines QM-Handbuchs und wie Sie diese vermeiden
Das QM-Handbuch) ist die Grundlage für die Umsetzung eines effektiven Qualitätsmanagementsystems.
Bei der Erstellung eines QM-Handbuchs kann es jedoch leicht zu Fehlern kommen, die dazu führen können, dass das Handbuch nicht den Anforderungen entspricht und somit wenig Nutzen bringt. Im folgenden Abschnitt werden Tipps zur Vermeidung dieser Fehler vorgestellt.
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Fehler 1: Unklare Struktur und Gliederung
Ein häufiger Fehler bei der Erstellung eines QM-Handbuchs ist die Unklare Struktur und Gliederung. Oft werden Informationen wahllos zusammengeworfen, ohne dass eine logische Anordnung vorliegt. Das macht es schwierig, schnell die gewünschten Informationen zu finden und führt zu Verwirrung.
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Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte eine klare Struktur und Gliederung erstellt werden. Hierfür kann zum Beispiel eine Inhaltsübersicht erstellt werden, in der die einzelnen Kapitel und Unterkapitel aufgeführt sind. Auch ein Index kann hilfreich sein, um schnell die gewünschten Informationen zu finden.
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Fehler 2: Fehlende Aktualität
Ein weiterer Fehler, der oft bei der Erstellung eines QM-Handbuchs gemacht wird, ist die fehlende Aktualität. Oft wird das Handbuch einmal erstellt und dann nicht mehr aktualisiert. Dies führt dazu, dass das Handbuch veraltet ist und nicht mehr den aktuellen Anforderungen entspricht.
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Um diesen Fehler zu vermeiden, sollte das QM-Handbuch regelmäßig überarbeitet und aktualisiert werden. Hierfür kann zum Beispiel ein Zeitplan erstellt werden, der festlegt, in welchen Abständen das Handbuch überprüft und aktualisiert wird.
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Fehler 3: Fehlende Mitarbeiterbeteiligung
Ein weiterer häufiger Fehler bei der Erstellung eines QM-Handbuchs ist die fehlende Mitarbeiterbeteiligung. Oft wird das Handbuch ausschließlich von einigen wenigen Personen erstellt, ohne dass die Mitarbeiter in den Prozess einbezogen werden. Dadurch kann es passieren, dass wichtige Aspekte fehlen oder nicht ausreichend berücksichtigt werden.
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Um diesen Fehler zu vermeiden, sollten die Mitarbeiter von Anfang an in den Erstellungsprozess einbezogen werden. Hierfür kann zum Beispiel eine Umfrage durchgeführt werden, in der die Mitarbeiter ihre Anforderungen und Wünsche an das QM-Handbuch äußern können. Auch Workshops oder Schulungen können dazu beitragen, die Mitarbeiter in den Prozess einzubinden und ihre Anforderungen zu berücksichtigen.
Es ist wichtig, dass das QM-Handbuch nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der täglichen Praxis umgesetzt wird. Dies kann nur erreicht werden, wenn die Mitarbeiter das Handbuch verstehen und sich damit identifizieren können. Eine aktive Beteiligung der Mitarbeiter ist daher unerlässlich, um ein erfolgreiches und effektives Qualitätsmanagementsystem aufzubauen.
Detaillierte Inhalte des QM-Handbuchs
Ein QM-Handbuch sollte alle wichtigen Aspekte des Qualitätsmanagements enthalten. Dazu gehören neben den Qualitätszielen auch die Prozesse und die Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten eines Unternehmens. Ein gutes Handbuch muss nicht unendlich lang sein. Wichtig ist, dass es die notwendigen Bestandteile enthält.
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Basis-Informationen
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Name und Anschrift des Unternehmens
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Geltungsbereich des QM-Systems
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Inkraftsetzung durch die Unternehmensleitung
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Gliederung
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Inhaltsverzeichnis
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Struktur und die Beziehungen der Dokumente im Qualitätsmanagementsystem des Unternehmens
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Zielformulierung
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Ziel des QM-Handbuchs
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Qualitätspolitik und Qualitätsziele des Unternehmens
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Prozesse und Verantwortlichkeiten
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Beschreibung der Prozesse im Qualitätsmanagementsystem des Unternehmens
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Führungsprozesse​
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Unterstützende Führungsprozesse
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Kernprozesse
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Unterstützende Prozesse
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Verantwortlichkeiten und Autoritäten für jeden Prozess
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Ressourcen und Verfahren
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Ressourcen, die für das Qualitätsmanagementsystem benötigt werden, einschließlich Personal, Ausstattung und Finanzmittel
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Verfahren, die zur Überwachung und Messung der Qualität im Unternehmen eingesetzt werden.
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Anhang
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Abkürzungsverzeichnis und Begriffserläuterungen
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Alle relevanten Unterlagen und Formularedie für das Qualitätsmanagementsystem benötigt werden (z.B. Qualitätsberichte und Protokolle)
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Verweise auf mitgeltende Unterlagen​ (z.B. Organigramme)
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Das QM-Handbuch sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Anforderungen des Unternehmens entspricht und die Ziele des Qualitätsmanagements erreicht werden.
