Hinweisgebersystem
Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Unternehmen
Am 2. Juli 2023 ist das neue Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG) in Kraft getreten. Mit dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz soll ein besserer Schutz für hinweisgebende Personen ermöglicht werden und die EU-Whistleblower-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU-Richtlinie 2019/1937), in nationales Recht umgesetzt werden.
Inhalt dieser Seite
Ein Hinweisgebersystem ist ein Kommunikationskanal, der es ermöglicht, vertrauliche Meldungen von potenziellen oder tatsächlichen Rechtsverstößen an geeignete Stellen weiterzuleiten. Dieses System dient dazu, Informationen über Missstände und Pflichtverstöße in Unternehmen und Verwaltungen zu sammeln. Hinweisgebende Personen werden oft auch als Whistleblower bezeichnet. Whistleblower können Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten oder sonstige externe Personen sein. Sie können Hinweise anonym melden, ohne Angst vor negativen Konsequenzen wie Kündigung, oder Diskriminierung haben zu müssen.
Hinweisgebersysteme bieten verschiedene Meldewege, darunter Briefkästen, Telefonhotlines, Ombudspersonen, digitale Plattformen oder kombinierte Systeme, um Missstände sicher zu melden. Die Informationen, die durch ein Hinweisgebersystem gesammelt werden, sollen der Unternehmensführung helfen, Pflichtverstöße aufzuklären, angemessen zu reagieren und das Risiko von Wiederholungen zu minimieren. Auf diese Weise tragen Hinweisgebersysteme zur internen Qualitätssicherung bei und verhindern Haftungsfälle sowie Reputationsschäden nach außen.
Die Einrichtung solcher Systeme wirkt auch präventiv, da die potenzielle Gefahr, dass Verstöße gemeldet werden könnten, Mitarbeiter dazu ermutigt, sich an die Regeln zu halten. Um die Effektivität eines Hinweisgebersystems sicherzustellen, reicht es jedoch nicht aus, den Mitarbeitern nur die Möglichkeit zur Meldung zu geben. Die Qualitätssicherungsregeln sollten die Mitarbeiter ermutigen und in eindeutigen oder schwerwiegenden Fällen sogar zur Meldung verpflichten.
Definition – Was ist ein Hinweisgebersystem?
Interne Meldestelle als Kern eines erfolgreichen Hinweismeldesystems
Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen internen Meldestellen, die auf Seite der Unternehmen betrieben werden, und externen Meldestellen, die von Bund bzw. Ländern und einigen Aufsichtsbehörden betrieben werden. Alle Betriebe mit 50+ Mitarbeitenden sind dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Für Unternehmen aus dem Finanz- und Versicherungssektor gilt die Pflicht sogar unabhängig von der Beschäftigtenzahl.
Die Bezeichnung "interne Meldestelle" kann leicht missverstanden werden. Als intern gelten alle Meldestellen, die von einer Organisation selbst eingerichtet werden, sei es durch interne Ressourcen oder durch die Beauftragung eines Dienstleisters. In diesem Fall spricht man von einer sogenannten Whistleblowing-Ombudsperson.
Eine interne Meldestelle nach dem HinSchG muss unabhängig von Interessenkonflikten sein, vertraulich arbeiten und die Identität des Hinweisgebers schützen.
Online Ausbildung für Hinweisgeberschutz-Beauftragte
Informieren Sie sich jetzt über die digitale Fortbildung zum Hinweisgeberschutz Beauftragten.
Sie erhalten per Mail ein unverbindliches Angebot als PDF und eine Ausbildungsbroschüre mit allen Informationen zur Fortbildung von Hinweisgeberschutz-Beauftragten.
Welche Meldekanäle braucht ein Hinweisgebersystem?
Meldestellen sind dazu verpflichtet, Hinweise in verschiedenen Formen (mündlich, schriftlich und persönlich) entgegenzunehmen. Organisationen können selbst entscheiden, ob sie die Möglichkeit anonymer Meldungen anbieten möchten.
Die Identität des Hinweisgebers und derjenigen Personen, die von der Meldung betroffen sind, unterliegen ungeachtet dessen besonderem Schutz. Grundsätzlich darf die Identität nur denjenigen Mitarbeitern offengelegt werden, die unmittelbar mit der Bearbeitung der Meldung betraut sind. Es gibt jedoch Ausnahmen, beispielsweise wenn strafrechtliche Ermittlungen aufgrund der Meldung eingeleitet werden.
Die Meldestelle ist verpflichtet, alle Meldungen sorgfältig und dauerhaft zu dokumentieren. Für mündliche Meldungen gelten spezielle Vorschriften, wenn eine Aufzeichnung oder ein Wortprotokoll erstellt werden soll.
​
1. Postalisch
Die postalische Meldung über einen extra eingerichteten Briefkasten gilt als klassischer Meldekanal. Hierbei sollten Unternehmen klare und leicht zugängliche Postadressen bereitstellen, an die Hinweise gesendet werden können. Die Verwendung eines speziellen Adressfeldes oder Postfachs für Hinweise kann die Identifizierung und Bearbeitung erleichtern.
2. Telefonisch:
Ein telefonischer Meldekanal bietet Hinweisgebern die Möglichkeit, ihre Anliegen direkt und persönlich zu äußern. Die Bereitstellung einer vertraulichen Telefonhotline kann dazu beitragen, dass Whistleblower sich bei der Übermittlung eines Hinweises sicher fühlen. Eine geschulte Hotline kann zudem sicherstellen, dass die richtigen Informationen erfasst und an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden.
3. Persönlich:
Für Situationen, in denen Hinweisgeber eine persönliche Begegnung bevorzugen oder benötigen, sollte ein Hinweisgebersystem die Möglichkeit bieten, sich direkt und vertraulich an speziell geschulte Ansprechpartner zu wenden. Dies kann beispielsweise durch die Einrichtung von vertraulichen Gesprächen mit Ombudspersonen oder Hinweisgeberschutz-Beauftragten erfolgen. Diese persönliche Option kann besonders in sensiblen Fällen von Vorteil sein.
4. Digital
Die Bereitstellung eines sicheren digitalen Meldekanals über verschlüsselte E-Mails oder spezielle Webformulare ermöglichen Unternehmen Hinweisgebern, rund um die Uhr Meldungen zu übermitteln. Die Implementierung digitaler Meldekanäle erleichtert auch die Protokollierung und Nachverfolgung von Meldungen für eine effiziente Bearbeitung. Allerdings muss besonderes Augenmerk auf den Schutz der Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Personen gelegt werden.
Wer ist zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet?
Alle Betriebe mit 50+ Mitarbeitenden sind dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Es gelten folgende Regelungen:
-
Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten müssen keine interne Meldestelle einrichten.
-
Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten müssen bis zum 17. Dezember 2023 eine interne Meldestelle einrichten.
-
Für Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten ist die Frist zur Einrichtung einer Meldestelle bereits abgelaufen.
Für Unternehmen aus dem Finanz- und Versicherungssektor gilt die Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen sogar ungeachtet der Mitarbeiterzahl. Hierzu zählen unter anderem Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, Kreditininstitute, Kapitalverwaltungsgesellschaften und Unternehmen gemäß § 1 Absatz 1 des Versicherungsaufsichtsgesetzes.
Manuel Zabe
Erstellt am: 26.10.2023
Zuletzt geändert: 10.04.2024
Geschäftsführer der ExpertMe GmbH und Experte für Arbeitssicherheit
Häufige Fragen zum Hinweisgebersystem
Wie läuft ein Meldeprozess ab?
Wenn ein Whistleblower eine Meldung abgibt, ist es besonders wichtig, dass die Hinweise so umfangreich wie möglich erfasst werden. Denn je nach Meldekanal sind spätere Rückfragen eventuell nicht mehr unkompliziert möglich. Es ist deshalb wichtig, dass bei jeder Meldung die fünf W-Fragen (Wer? Was? Wann? Wo? Wie?) sorgfältig und vollständig beantwortet werden.
Grundsätzlich läuft ein Meldeprozess wie folgt ab: Ein Whistleblower hat eine Beobachtung gemacht bzw. Informationen, die er an eine Meldestelle melden möchte. Er kann nun selbst entscheiden, ob er sich an eine interne oder eine externe Meldestelle wendet. Je nachdem, welche Meldekanäle die Meldestelle zur Verfügung stellt, kann er nun seine Hinweise postalisch, telefonisch, persönlich oder auf digitalem Weg übermitteln. Die Meldestelle ist verpflichtet, dem Whistleblower innerhalb von sieben Tagen de Eingang der Meldung zu bestätigen.
Im nächsten Schritt werden die eingegangenen Hinweise intern untersucht. Im Anschluss wird eine Entscheidung getroffen, ob juristische oder disziplinarische Konsequenzen eingeleitet werden müssen. Die Meldestelle ist in diesem Fall für die Übermittlung an die zuständige Behörde verantwortlich.
Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle die hinweisgebende Person über die ergriffenen Maßnahmen informieren.
